Ziele

Mit focusMT lassen sich alle Ziele einer Organisation an einem zentralen Ort transparent und konsistent abbilden.

Dabei können Ziele für vollständige Organisationen oder einzelne Teilbereiche abgebildet werden. Man kann sowohl mit Teilbereichen starten und die Organisation sukzessive vervollständigen oder bei der obersten Ebene starten und die nächsten Strukturebenen Schritt für Schritt ergänzen.

focusMT unterstützt dabei sowohl den Hoshin Prozess mit seiner typischen Zielkaskade und dem Catch-Ball Prozess als auch die agile und in der Regel kurzzyklisch OKR-Methodik mit Objectives und Key Results. Beide Methoden können in focusMT parallel genutzt werden.

In focusMT können Ziele mit variablem Gültigkeitszeitraum definiert werden. So lassen sich sowohl mehrjährige Durchbruchsziele (longterm), als auch Jahresziele (midterm) und Quartalsziele (shortterm) innerhalb einer Zielkaskade abbilden.

Smarte Ziele müssen messbar sein. Als Erfolgsgrößen und zur Definition des Zielwerts lassen sich in focusMT entweder KPIs aus dem Monitoring Modul oder frei definierbare messbare Key Results nutzen.

In den Reviews werden in focusMT in einem frei wählbaren Zyklus neben dem Umsetzungsgrad die aktuelle Zielerreichung und der Forecast zum Ende des Zielzeitraums eingetragen. Der aus Forecast und Umsetzungsgrad resultierende Status wird in der Zielkaskade visualisiert und schafft einen transparenten Gesamtstatus.

Zielübersicht

Navigieren Sie über das Menü zu Ziele -> Ziele verwalten.

In der Zielübersicht werden alle Ziele der Organisation als Strukturbaum angezeigt.

Der Datumsfilter steuert den Zeitraum, für den man Ziele anzeigen möchte. Neben der Eingabe eines expliziten Start- und Enddatums gibt es Schnellfilter für die Auswahl von Quartalen und Kalenderjahren.

Die Buttons Ansicht steuern, ob die Ziele je Organisationseinheit oder in ihrer Beitragsstruktur angezeigt werden.

Mit dem Button Hinzufügen kann man neue Ziele hinzufügen, mit Bearbeiten vorhandene Ziele bearbeiten oder löschen.

Die Ziele werden als Strukturbaum angezeigt, deren Ebenen man auf- und zuklappen kann. Vor dem Ziel zeigen Harveyballs den aktuellen Status des jeweiligen Ziels. Grüne Ziele sind „on track“ und werden voraussichtlich erreicht, rote sind „off track“ und werden vermutlich nicht erreicht. Bei gelben Zielen ist die Umsetzung gefährdet („at risk“).

Beim Anklicken eines Ziels im Strukturbaum werden auf der rechten Seite im Kopfteil detaillierte Informationen zum Ziel angezeigt:

Organisationseinheit, Mentor des Ziels sowie Start- und Enddatum des Ziels.
Zugeordnete KPI’s oder Key Results als messbare Erfolgsgrößen des Ziels

Darunter zeigen Registerkarten weitere Zieldetails an:

In der Registerkarte Beschreibung kann das Ziel detailliert beschrieben werden.
In der Registerkarte Reviews werden die regelmäßigen Checks eingetragen, um den Zielfortschritt zu prüfen und zu kommentieren. Dazu gehört eine Beschreibung sowie eine Einschätzung des Umsetzungsgrades und der Zielerreichung. Das jeweils jüngste Review eines Ziels steuert den Harveyball in der Zielkaskade.
Im Reiter Maßnahmen werden notwendige Aufgaben zur Erreichung des Ziels mit Bezeichnung, Verantwortlichen, Umsetzungsgrad und Start-/Enddatum eingetragen. Maßnahmen können sowohl bei neuen Zielen oder als Korrekturmaßnahmen bei Reviews vereinbart werden (vgl. PDCA).
Im Reiter Untergeordnete Beitragsziele werden Ziele mit ihrem Status angezeigt, die einen direkten Beitrag zu dem ausgewählten Ziel haben.
Im Reiter Konflikte können Zielkonflikte zwischen Zielen oder noch nicht vollständige Zielinformationen vermerkt werden. Ziele mit nicht gelösten Konflikten werden in der Zielkaskade rot dargestellt.
Im Reiter Lösungsansätze können Ideen zur Umsetzung des Ziels beschrieben werden. Aus diesen können direkt neue Ziele für untergeordnete Einheiten generiert werden.

Ziel erstellen

Navigieren Sie über das Menü zu Ziele -> Ziele verwalten.
Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

In diesem Screen können neue Ziele hinzugefügt werden. Alle Mussfelder sind mit einem roten * gekennzeichnet.

SMART: Der Fortschritt der Zielerfassung wird über die Gütekriterien für Ziele visualisiert. Sind alle erfüllt, kann das Ziel gespeichert werden und wird danach im Strukturbaum angezeigt.

Jedem Ziel muss eine Organisationseinheit aus der Organisationsstruktur zugeordnet werden. Das kann eine Abteilung, ein Team oder in Netzwerkorganisationen ein Netzwerk sein.

Jedem Ziel kann ein übergeordnetes Ziel zugeordnet werden. Wählt man den Eintrag „Keins“, so wird das Ziel der obersten Ebene in der Beitragshierarchie zugeordnet.

Jedes Ziel benötigt einen kurzen und prägnanten Zieltitel. Der sollte so formuliert sein, dass er den angestrebten Zustand möglichst treffend beschreibt.

Der Mentor ist die Person, die das Ziel im Fokus behält und die Umsetzung und den Status stets im Blick hat.

In der Zielbeschreibung kann das Ziel im Sinne einer klaren und präzisen Definition näher beschrieben werden, damit es von jedem nachvollzogen und verstanden werden kann.

Start- und Enddatum des Ziels sind variabel und nicht an ein festes Zeitraster gebunden. Dadurch können hier sowohl langfristige Ziele (z.B. 3-5 jährige Durchbruchsziele), als auch mittelfristige Ziele (z.B. Jahresziele) als auch kurzfristige Ziele (z.B. OKR) formuliert und abgebildet werden.

Danach ordnet man noch die messbaren Erfolgsgrößen zu, mit denen man die Zielerreichung eindeutig überprüfen kann. Das können entweder existierende KPIs aus dem Monitoring Modul sein, bei denen man danach den Zielwert erfasst oder Key Results, bei denen man die Zielerreichung mit einer separaten (häufig nur für die Dauer der OKR gültigen) Messgröße und Einheit erfasst.

Wenn man im letzten Schritt noch bestätigt hat, dass die Gütekriterien Ambitioniert und Realistisch erfüllt sind, kann man das Ziel über den Button Speichern sichern und gelangt zurück in die Zielübersicht.

Ziel bearbeiten

Navigieren Sie über das Menü zu Ziele -> Ziele verwalten.
Klicken Sie in der Struktur auf das zu bearbeitende Ziel.
Klicken Sie auf den Button Bearbeiten.

In diesem modalen Screen kann ein Ziel bearbeitet werden. Alle Mussfelder sind analog zur Erfassung mit einem roten * gekennzeichnet.

Über den Button Speichern können Sie die Änderungen bestätigen und zur Zielübersicht zurückgelangen.

Ziel löschen

Navigieren Sie über das Menü zu Ziele -> Ziele verwalten.
Klicken Sie in der Struktur auf das zu bearbeitende Ziel.
Klicken Sie auf den Button Bearbeiten.
Klicken Sie auf den Button Löschen.
Bestätigen Sie den Löschvorgang mit dem Button Löschen.

Zielwerte erfassen

Navigieren Sie über das Menü zu Ziele -> Zielwerte erfassen.
Klicken Sie in der Liste auf ein Ziel.

Auf einer Einstiegsseite werden zunächst alle KPIs angezeigt. Im Gegensatz zu Plan-, Ist- und Forecastwerten kann man auch für berechnete KPIs Zielwerte anlegen. Bei Ziel- und Benchmarkwerten findet keine Berechnung auf Basis der hinterlegten Formel statt.

In der Filterleiste der Seite kann man den Zeitraum auswählen und nach Verantwortlichen filtern, die bei der KPI-Definition zugeordnet wurden. Zusätzlich kann man über eine Schnellsuche nach der Bezeichnung filtern.

In den Spalten der Liste werden die Bezeichnung, Verantwortlichkeit, Einheit, Zeitraster und Aggregation der KPI angezeigt.

Durch Anklicken der Bezeichnung gelangt man in den modalen Screen zur Erfassung der Ziel- und Benchmarkwerte.

Hier kann man für die Zeitperioden des zuvor ausgewählten Jahres die Ziel- und ggf. Benchmarkwerte erfassen. Dabei werden Monatswerte automatisch über das für die KPI definierte Aggregations-verfahren zu Quartals- und Jahreswerten und Quartalswerte zu Jahreswerten aggregiert.

Eine Verteilfunktion von Jahreswerten auf die einzelnen Zeitperioden sorgt für eine komfortable und schnelle Erfassung der Werte.

Als Orientierung für die Größenordnung der Zielwerte werden die ggf. im Rahmen der Geschäftsjahresplanung definierten Planwerte informativ angezeigt. Ambitionierte Ziele gehen in der Praxis häufig über die Planwerte hinaus.

Im letzten Schritt kann man seine Eintragungen über den Button Speichern sichern und gelangt zurück in die KPI-Übersicht.

Tipps & Tricks

Wähle möglichst wenige Erfolgsgrößen zur Messung der Zielerreichung aus. Im Idealfall reicht eine passende Messgröße, an der sich eindeutig ablesen kann, ob das Ziel erreicht wird.