Monitoring
Im Monitoring bilden wir strategisch bedeutsame Kennzahlen ab, die wir im folgenden KPIs (Key Performance Indicator) nennen.
Für jede KPI stehen fünf Datenreihen (Plan (Budget), Ziel, Ist, Forecast und Benchmark) und drei Zeitraster (Monat, Quartal, Jahr) zur Verfügung. Eine automatische Aggregation von Monatswerte zu Quartals- und Jahreswerten und eine automatische Kalkulation von berechneten KPIs sorgen für einen konsistenten Datenbestand.
Eine konfigurierbare Ampelsystematik sorgt dafür, dass kritische KPIs in Abweichungs- und Veränderungsanalysen oder KPI-Cockpits auf einen Blick identifiziert werden können und im Sinne des PDCA-Zyklus Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können.
KPIs können mit anderen focusMT-Objekten vernetzt und in anderen Modulen genutzt werden. So kann man zum Durchbruchs- oder Jahreszielen KPIs als messbare Erfolgsgröße zuordnen oder Prozessen die relevanten KPIs zuordnen.
KPIs verwalten
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> KPIs verwalten.
In diesem Screen werden alle verfügbaren KPIs als Strukturbaum angezeigt.
Der Datumsfilter steuert den Gültigkeitszeitraum der KPIs. Es werden alle KPIs angezeigt, die in dem gewählten Zeitraum gültig sind. Neben der Eingabe eines expliziten Start- und Enddatums gibt es Schnellfilter für die Auswahl von Quartalen und Kalenderjahren.
Mit dem Button Hinzufügen kann eine neue KPI hinzugefügt werden, über Bearbeiten eine vorhandene KPI bearbeitet oder gelöscht werden.
Die KPIs werden als Strukturbaum angezeigt, deren Ebenen man auf- und zuklappen kann. Beim Anklicken einer KPI im Strukturbaum werden auf der rechten Seite im Kopfteil detaillierte Informationen angezeigt:
- Eine visuelle Darstellung der Datenreihen mit ihren aktuellen Jahreswerten. Über KPI ansehen gelangt man in einen modalen Screen mit dem zeitlichen Verlauf der KPI-Werte.
Darunter zeigen Registerkarten weitere KPI-Details an:
- In der Registerkarte Beschreibung kann die KPI detailliert beschrieben werden. Darüber hinaus wird das Aggregationsverfahren (Summierung, Mittelwertbildung, Endwertbildung), die Ampelwerte und die Zeitraster für Dateneingabe und Standardanzeige angezeigt.
- In der Registerkarte Formeln werden bei berechneten Kennzahlen die Formeln zur Berechnung angezeigt.
- Die Registerkarte Ziele zeigt die Ziele an, denen diese KPI als messbare Erfolgsgröße zugeordnet wurde.
KPI erstellen
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> KPIs verwalten.
- Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
In diesem Screen können neue KPIs hinzugefügt werden. Alle Mussfelder sind mit einem roten * gekennzeichnet.
Über den Schalter Ordner kann man festlegen, ob es sich bei dem neuen Element um einen Ordner zur Aufnahme von KPIs oder weiterer Unterordner handelt. Ist der Schalter nicht gesetzt, wird eine KPI angelegt.
Jeder KPI kann eine übergeordnete KPI zugeordnet werden. Wählt man den Eintrag „Keine“, so wird die KPI der obersten Ebene in der Struktur zugeordnet.
Jede KPI benötigt einen kurzen und prägnanten Namen. Der sollte so formuliert sein, dass er die KPI möglichst treffend beschreibt.
Im Feld Verantwortlich kann eine Person eingetragen werden, die für die Erfassung und Beobachtung der KPI zuständig ist. Es werden alle Personen angeboten, die im focusMT-Modul „Organisation“ angelegt wurden.
In der Beschreibung kann die KPI im Sinne einer klaren und präzisen Definition näher beschrieben werden, damit von jedem nachvollzogen und verstanden werden kann, was diese KPI misst.
Im Gültigkeitszeitraum kann man Start- und Enddatum der KPI definieren. Standardmäßig wird ein unendlicher Zeitraum gesetzt. Man kann KPIs jedoch zeitlich abgrenzen, wenn sie nicht mehr (oder noch nicht) gültig sind und aus den Standardansichten verschwinden sollen. Durch die zeitliche Abgrenzung bleiben alle vorhandenen Daten erhalten.
In der Ampeldefinition gibt man an, wann die KPI eine rote Ampel (z.B. bei Ist / Plan < 95%) oder eine gelbe Ampel bekommt. Aus diesen beiden Werten ermittelt focusMT automatisch die Grenzwerte für die grüne Ampel.
Über die Zeitdimension (Eingabe) wird definiert, ob die KPI-Werte als Monats- Quartals- oder Jahreswert erfasst werden. Monatswerte werden automatisch zu Quartalswerten und diese zu Jahreswerten aggregiert. Die Zeitdimension (Anzeige) steuert, welches Zeitraster in allen Anzeigen als Defaultwert verwendet wird.
In der Einheit wählt man im Kombinationsfeld die passende Messeinheit für die KPI aus. Wenn die passende Messeinheit fehlt, kann man über das Menü (Monitoring / KPI-Einheiten bearbeiten) eine neue anlegen. Über die Einheit wird auch gesteuert, mit wie vielen Dezimalstellen die KPI-Werte angezeigt werden.
Als letztes ordnet man der KPI noch die passende Aggregation zu. Hier entscheidet man, ob Quartals- und Jahreswerte als Summe, Mittelwert oder Endwert ermittelt werden.
Im letzten Schritt kann man seine Eintragungen über den Button Speichern sichern und gelangt zurück in die KPI-Übersicht.
KPI bearbeiten
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> KPIs verwalten.
- Klicken Sie in der Struktur auf die zu bearbeitende KPI.
- Klicken Sie auf den Button Bearbeiten.
In diesem modalen Screen kann eine KPI bearbeitet werden. Alle Mussfelder sind analog zur Erfassung mit einem roten * gekennzeichnet.
Über den Button Speichern können Sie die Änderungen bestätigen und zur KPI-Verwaltung zurückgelangen.
KPI löschen
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> KPIs verwalten.
- Klicken Sie in der Struktur auf die zu bearbeitende KPI.
- Klicken Sie auf den Button Bearbeiten.
- Klicken Sie auf den Button Löschen.
- Bestätigen Sie den Löschvorgang mit dem Button Löschen.
KPIs anzeigen
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> KPIs anzeigen.
In diesem Screen werden die KPIs in kombinierten Säulen-/Liniendiagrammen visualisiert. Die Auswahl der KPIs erfolgt über den Strukturbaum auf der linken Seite, in dem alle KPIs der Organisation angezeigt werden, für die der angemeldete Benutzer Schreib- oder Leserechte besitzt.
Beim Aufruf der Seite werden alle KPI’s, die als persönliche Favoriten gekennzeichnet sind, werden sofort beim Aufruf der Seite geladen. So hat man seine wichtigsten KPIs sofort im Blick.
Der Datumsfilter steuert den Gültigkeitszeitraum der KPIs. Es werden alle KPIs angezeigt, die in dem gewählten Zeitraum gültig sind. Neben der Eingabe eines expliziten Start- und Enddatums gibt es Schnellfilter für die Auswahl von Quartalen und Kalenderjahren.
Im Kopf jedes KPI-Visuals werden die Bezeichnung und Einheit der KPI angezeigt. Daneben gibt es noch die Möglichkeit, die KPI als persönlichen Favoriten (*) zu markieren, um sie beim nächsten Aufruf der Seite sofort anzuzeigen.
In der Filterleiste kann man das Zeitraster (Monat, Quartal, Jahr) und den Zeitraum auswählen, für den Werte angezeigt werden sollen. Als Standard wird das bei der KPI definierte Zeitraster angezeigt.
Darunter kann man durch Anklicken der farbigen Markierungen auswählen, welche Datenreihen (Ziel, Plan, Ist, Forecast, Benchmark) angezeigt werden sollen. So kann man den Fokus gezielt auf einzelne Datenreihen (z.B. Plan und Ist) legen. Im Standard werden alle Datenreihen angezeigt.
In dem Säulen-/Linienchart werden Plan-, Ist- und Forecastwerte als Säule, Ziel- und Benchmarkwerte als Linie angezeigt. Die Achsenformatierung erfolgt automatisch.
Unterhalb des Charts werden die Werte der einzelnen Datenreihen in tabellarischer Form angezeigt.
Planwerte erfassen
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> Planwerte erfassen.
Auf einer Einstiegsseite werden zunächst alle KPIs angezeigt, die keine berechneten KPIs sind. Diese werden nicht angezeigt, weil für sie die Planwerte aus den „Basis“-KPIs in der zugehörigen Formel berechnet werden.
In der Filterleiste der Seite kann man den Zeitraum auswählen und nach Verantwortlichen filtern, die bei der KPI-Definition zugeordnet wurden. Zusätzlich kann man über eine Schnellsuche nach der Bezeichnung filtern.
In den Spalten der Liste werden die Bezeichnung, Verantwortlichkeit, Einheit, Zeitraster und Aggregation der KPI angezeigt.
Durch Anklicken der Bezeichnung gelangt man in den modalen Screen zur Erfassung der Planwerte.
Hier kann man für die Zeitperioden des zuvor ausgewählten Jahres die Planwerte erfassen. Dabei werden Monatswerte automatisch über das für die KPI definierte Aggregationsverfahren zu Quartals- und Jahreswerten und Quartalswerte zu Jahreswerten aggregiert.
Eine Verteilfunktion von Jahreswerten auf die einzelnen Zeitperioden sorgt für eine komfortable und schnelle Erfassung der Werte.
Da Planwerte zum Zeitpunkt der Planung (meistens vor Beginn des Jahres) auch gleichzeitig die besten Vorschauwerte sind, werden sie als Forecastwerte übernommen, die dann im laufenden Geschäftsjahr im Sinne eines rollierenden Forecasts regelmäßig angepasst werden können. Die Planwerte werden im laufenden Geschäftsjahr in der Regel nicht mehr angepasst.
Im letzten Schritt kann man seine Eintragungen über den Button Speichern sichern und gelangt zurück in die KPI-Übersicht.
Ist- und Forecastwerte erfassen
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> Ist-und Forecastwerte erfassen.
Auf einer Einstiegsseite werden zunächst alle KPIs angezeigt, die keine berechneten KPIs sind. Diese werden nicht angezeigt, weil für sie die Ist- und Forecastwerte aus den „Basis“-KPIs in der zugehörigen Formel berechnet werden.
In der Filterleiste der Seite kann man den Zeitraum auswählen und nach Verantwortlichen filtern, die bei der KPI-Definition zugeordnet wurden. Zusätzlich kann man über eine Schnellsuche nach der Bezeichnung filtern.
In den Spalten der Liste werden die Bezeichnung, Verantwortlichkeit, Einheit, Zeitraster und Aggregation der KPI angezeigt.
Durch Anklicken der Bezeichnung gelangt man in den modalen Screen zur Erfassung der Ist- und Forecastwerte.
Hier kann man für die Zeitperioden des zuvor ausgewählten Jahres die Istwerte erfassen und auch den Forecast für die verbleibenden Zeitperioden des Jahres anpassen. Dabei werden Monatswerte automatisch über das für die KPI definierte Aggregationsverfahren zu Quartals- und Jahreswerten und Quartalswerte zu Jahreswerten aggregiert.
Sobald man für eine Zeitperiode einen Istwert eingetragen hat, wird der Forecastwert dieser Periode gelöscht und der Jahres-Forecast aus den vorhandenen Istwerten und den Forecastwerten zukünftiger Perioden neu ermittelt (Rollierender Forecast). Der neue Forecastwert ergibt somit eine verlässlichere Prognose für das Jahr.
Im letzten Schritt kann man seine Eintragungen über den Button Speichern sichern und gelangt zurück in die KPI-Übersicht.
Abweichungen analysieren
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> Abweichungen analysieren.
Die Abweichungsanalyse zeigt für alle KPIs die Abweichungen Ist/Plan und Ist/Ziel zum aktuellen Zeitpunkt (YTD) sowie die Abweichungen Forecast/Plan und Forecast/Ziel in der Jahresvorausschau.
In der Filterleiste der Seite kann man den Zeitraum auswählen und über die Schnellsuche nach der KPI-Bezeichnung filtern.
In den ersten drei Spalten der Liste werden die Bezeichnung, Verantwortlichkeit und Einheit der KPI angezeigt.
In dem Bereich „Year-to Date” wird für alle KPIs die YTD-Periode (jüngste Periode mit vorhandenen Istwerten), die kumulierten Ist- und Planwerte bis zu diesem Zeitpunkt sowie deren Abweichung angezeigt. Die Farbe der Abweichung resultiert aus der Ampeldefinition in der KPI-Definition. In der Überschriftzeile kann man auf Zielwerte umschalten und Ist- und Zielwerte vergleichen.
In dem Bereich „Jahresvorschau” wird für alle KPIs die kumulierten Forecast- und Planwerte bis zum Jahresende sowie deren Abweichung angezeigt. Die Farbe der Abweichung resultiert aus der Ampeldefinition in der KPI-Definition. In der Überschriftzeile kann man auch hier auf Zielwerte umschalten und Ist- und Zielwerte vergleichen.
Durch Anklicken der KPI-Bezeichnung kann man in die KPI-Charts springen und einzelne Zeitperioden detailliert analysieren.
Veränderungen analysieren
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> Veränderungen analysieren.
Die Veränderungsanalyse zeigt für alle KPIs die Veränderungen der Istwerte gegenüber dem Vorjahr (YoY = Year-over-Year).
In der Filterleiste der Seite kann man den Zeitraum auswählen und über die Schnellsuche nach der KPI-Bezeichnung filtern.
In den ersten drei Spalten der Liste werden die Bezeichnung, Verantwortlichkeit und Einheit der KPI angezeigt.
Die YTD-Periode ist die jüngste Periode mit vorhandenen Istwerten. Ist YTD (Vorjahr) zeigt die kumulierten Istwerte bis zu diesem Zeitpunkt des Vorjahres, Ist YTD (Aktuelles Jahr) die kumulierten Istwerte des aktuellen Jahres.
Year-over-Year zeigt an, wie sich die Istwerte gegenüber dem Vorjahr verändert haben. Hierbei werden positive Veränderungen grün, negative rot angezeigt.
Durch Anklicken der KPI-Bezeichnung kann man in die KPI-Charts springen und einzelne Zeitperioden detailliert analysieren.
KPI-Einheiten verwalten
- Navigieren Sie über das Menü zu Monitoring -> KPI-Einheiten verwalten.
Auf dieser Seite lassen sich vorhandene KPI-Einheiten verändern oder neue hinzufügen.
Jede KPI-Einheit hat eine Kurzbezeichnung, einen Namen und eine Angabe zu den Dezimalstellen, mit denen Werte mit dieser Einheit angezeigt werden.
In der Regel wird die Kurzbezeichnung der Einheit hinter einer Kennzahl angezeigt (z.B. GBP statt Pfund Sterling).
Die Kennzeichnung mit grünem Punkt zeigt an, dass diese Einheit bei KPIs verwendet wird, Einheiten mit rotem Punkt werden aktuell nicht verändert.
Über den Button Hinzufügen können neue Einheiten hinzugefügt und anschließend KPIs zugeordnet werden.
Tipps & Tricks
Lege in focusMT nur strategisch relevante KPIs an, die für den Zielvereinbarungsprozess oder das Monitoring wichtig sind („So wenig wie möglich, so viele wie nötig“).