Projekte

In focusMT können relevante Projekte an einem zentralen Ort transparent abgebildet werden. An dieser Stelle können Projekte beschrieben werden und zugehörende Reviews und Maßnahmen definiert werden.

Hinweis: Die Projektverwaltung ist keine klassische Projektmanagement Software. Es gibt keine Work Breakdown Structure mit Aufgaben, Terminplänen und deren Abhängigkeiten. Ebenso ist keine Ressourcen- und Kapazitätsplanung enthalten.

Projektübersicht

Navigieren Sie über das Menü zu Projekte -> Projekte verwalten.

In der Projektübersicht werden alle Projekte der Organisation als Strukturbaum angezeigt.

Der Datumsfilter steuert den Zeitraum, für den man Projekte anzeigen möchte. Neben der Eingabe eines expliziten Start- und Enddatums gibt es Schnellfilter für die Auswahl von Quartalen und Kalenderjahren.

Mit dem Button Hinzufügen kann man neue Projekte hinzufügen, mit Bearbeiten vorhandene Projekte bearbeiten oder löschen.

Die Projekte werden als Strukturbaum angezeigt, deren Ebenen man auf- und zuklappen kann. Vor dem Projekt zeigen Harveyballs den aktuellen Status des jeweiligen Projekts. Grüne Projekte sind „on track“ und werden voraussichtlich erreicht, rote sind „off track“ und werden vermutlich nicht erreicht. Bei gelben Projekten ist die Umsetzung gefährdet („at risk“).

Beim Anklicken eines Projekts im Strukturbaum werden auf der rechten Seite im Kopfteil Informationen zum Projekt angezeigt:

• Start- und Enddatum des Projekts.

Darunter zeigen Registerkarten weitere Projektdetails an:

• In der Registerkarte Beschreibung kann das Projekt detailliert beschrieben werden.
• In der Registerkarte Mitglieder können Mitarbeitende den einzelnen Projektrollen zugeordnet werden.
• In der Registerkarte Reviews werden die regelmäßigen Checks eingetragen, um den Projektfortschritt zu prüfen und zu kommentieren. Dazu gehört eine Beschreibung sowie eine Einschätzung des Umsetzungsgrades und derProjekterreichung. Das jeweils jüngste Review eines Projekts steuert den Harveyball in der Zielkaskade.
• Im Reiter Maßnahmen werden notwendige Aufgaben zur Erreichung des Projekts mit Bezeichnung, Verantwortlichen, Umsetzungsgrad und Start-/Enddatum eingetragen. Maßnahmen können sowohl bei neuen Projekten oder als Korrekturmaßnahmen bei Reviews vereinbart werden (vgl. PDCA).
• Im Reiter Beziehungen können Beziehungen zu anderen focusMT-Objekten eingetragen werden, um Wirkungszusammenhänge transparent und Beiträge zur Strategieumsetzung sichtbar zu machen.

Projekt erstellen

Navigieren Sie über das Menü zu Projekte -> Projekte verwalten und klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

In diesem Screen können neue Projekte hinzugefügt werden. Alle Mussfelder sind mit einem roten * gekennzeichnet.

Über den Schalter Ordner kann man festlegen, ob es sich bei dem neuen Element um einen Ordner zur Aufnahme von Projekten oder weiterer Unterordner handelt. Ist der Schalter nicht gesetzt, wird ein Projekt angelegt.

Jedem Projekt kann ein übergeordnetes Projekt zugeordnet werden. Wählt man den Eintrag „Keins“, so wird das Projekt der obersten Ebene in der Beitragshierarchie zugeordnet.

Jedes Projekt benötigt einen kurzen und prägnanten Projekttitel. Der sollte so formuliert sein, dass er den angestrebten Zustand möglichst treffend beschreibt.

In der Beschreibung kann das Projekt im Sinne einer klaren und präzisen Definition näher beschrieben werden, damit es von jedem nachvollzogen und verstanden werden kann.

Start- und Enddatum des Projekts sind variabel und nicht an ein festes Zeitraster gebunden.

Danach kann man das Projekt über den Button Speichern sichern und gelangt zurück in die Projektübersicht.

Projekt bearbeiten

Navigieren Sie über das Menü zu Projekte -> Projekte verwalten, markieren Sie in der Struktur das zu bearbeitende Projekt und klicken Sie auf den Button Bearbeiten.

In diesem modalen Screen kann ein Projekt bearbeitet werden. Alle Mussfelder sind analog zur Erfassung mit einem roten * gekennzeichnet.

Über den Button Speichern können Sie die Änderungen bestätigen und zur Projektübersicht zurückgelangen.

Über den Button Löschen können Sie das Projekt löschen. Zur Sicherheit müssen Sie den Löschvorgang mit dem Button Löschen bestätigen.